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Collaboration suite e smart working

da | 15 Apr 2021 | Guide

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Il 2020, a causa del Covid19, ha obbligato la maggior parte delle aziende in Italia e nel mondo a cambiare modo di fare impresa. Lavoratori di aziende private, piccole, medie e grandi, e dipendenti pubblici hanno sperimentato un diverso modo di lavorare. Sebbene si sia trattato di Telelavoro, l’esperienza di lavoro a distanza ha aperto interessanti prospettive per un’adozione più diffusa dello Smart Working nel nostro Paese. Oggi sono molte le realtà che si interrogano se proseguire con un regime di full Smart Working o Smart Working ibrido, che prevede un regime misto tra presenza in ufficio e remote working.

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Perchè usare una Collaboration Suite

Per lavorare in smart working è essenziale avere un organizzazione ben consolidata per la gestione di documenti, accesso alle risorse, agende, deck per la schedulazione delle attività, chat e call per la comunicazione il tutto distribuito agli utenti in tempo reale.

Ecco quindi che ci vengono in aiuta dei software di collaborazione (più comunemente collaboration suite) i quali comprendono diverse funzioni che aiutano i dipendenti a lavorare insieme anche se si trovano in luoghi diversi. Questa collaborazione può essere focalizzata su un particolare task o estendersi alle attività quotidiane dell’impresa, può riguardare solo dipendenti oppure coinvolgere anche eventuale personale esterno all’azienda. Si tratta quindi di una categoria molto ampia di soluzioni ma oggi ci concentreremo sulla collaboration suite di Nextcloud.

I vantaggi di una collaboration suite stanno soprattutto nella completezza delle funzioni offerte, nell’apertura verso altri sistemi e nella possibilità di controllo centralizzato delle sessioni di collaborazione. Quest’ultimo è un elemento sempre più critico perché la condivisione delle informazioni e dei documenti è la base della collaboration ma deve essere rapportata alle esigenze di confidenzialità e protezione delle informazioni aziendali.
Lo scopo principale dei software di collaboration suite è aumentare la produttività di un gruppo di lavoro ottimizzando e automatizzando alcune funzioni che possono facilmente essere delegate a una piattaforma software. Principalmente sono le seguenti:

  • tenere traccia dell’andamento di singoli task
  • inviare automaticamente aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei task agli interessati
  • gestire flussi di operazioni in cascata
  • offrire spazi virtuali comuni in cui condividere documenti
  • abilitare forme di discussione online tenendone traccia
  • condividere contatti e calendari
  • garantire livelli di riservatezza dei dati

Le soluzioni di questo tipo sono sempre più spesso offerte in cloud in modo da essere sempre raggiungibili con vari tipi di dispositivi (PC, smartphone, tablet) e da qualsiasi luogo, ma possono anche essere ospitate sui server aziendali per avere un maggiore controllo sulla gestione dei documenti e per gestire la riservatezza dei dati, in questo secondo caso per la raggiungibilità viene utilizzata la tecnologia VPN. Esistono anche piattaforme ibride in cui parte delle attività sono svolte in cloud ma i documenti più critici non escono dalla rete aziendale.

Nextcloud

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Perchè scegliere nextcloud? Vediamo una serie di features che porta con se questa collaboration suite:

  • Nextcloud è l’alternativa open source alle tradizionali piattaforme collaborative come Google Suite, Dropbox e MS Office365 / Teams.
  • Nextcloud garantisce Privacy e Sicurezza dei tuoi dati personali perché è GDPR Compliant ed è installabile su server on premise.
  • Nextcloud sincronizza automaticamente i tuoi dati con tutti i dispositivi in tuo possesso indipendentemente dal sistema operativo.
  • E’ possibile ottenere supporto in lingua italiana grazie ai partner presenti sul territorio.
  • Vuoi il tuo cloud privato ma non puoi fare a meno del pacchetto Office per l’editing nel tuo browser? Onlyoffice, Collabora e anche MS Office sono a disposizione.
  • Vuoi portare con te i dati presenti sul tuo server, vedere la tua posta, avere accesso ai tuoi altri cloud, tutto da un’unica pagina web? Nextcloud fa anche questo.

Come funziona?
Nextcloud è nato come un software client/server per la creazione e l’utilizzo di un servizio di file hosting.
La sua architettura aperta e la community ne hanno poi permesso la trasformazione in una vera a propria piattaforma collaborativa. È possibile infatti aggiungere funzionalità al server sotto forma di applicazioni e consentire agli utenti di avere il pieno controllo dei propri dati grazie ad installazioni on premise.
I file utente vengono crittografati durante il trasferimento e possono essere crittografati anche sul disco.
Gli utenti possono gestire editare e condividere files, calendari, note, attività, contatti, chattare, videochiamare e visualizzare la posta.
Nextcloud si rivolge a privati ed aziende che non sono disposti a cedere a terzi il controllo dei propri dati personali.

Smart working con Nextcloud

Lo smart working può diventare un problema se non si hanno a disposizione gli strumenti giusti. Continuare a rimbalzare tra una piattaforma e l’altra, rincorrendo il tempo tra video chiamate, mail e file condivisi può non essere semplice.
Offri al tuo team di lavoro la possibilità di lavorare con gli strumenti giusti e consenti loro di cooperare su un medesimo file per confrontarsi e raggiungere un obiettivo: soffriranno meno la solitudine che lo smart working può creare e otterranno risultati migliori. Nextcloud è sicuramente lo strumento opensource che si colloca al primo posto per il lavoro in smart working.

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